بحث حول السكرتارية

السكرتارية

المقدمة:
تعتبر مهمة تنظيم استقبال الزوار لمكتب الرئيس من أهم وابرز المهام التي
يقوم بها السكرتير والتي تعمل على تدعيم العلاقات بين المنظمة و الجهات
الأخرى و الجمهور. ومن الملاحظ في كثير من مكاتب كبار المسؤولين والذين
لهم علاقة كبيرة بمصالح الجمهور زيادة تكدس الزوار من الجمهور واصحاب
المصالح وأيضا على مكاتب الموظفين مما يؤدي الى الكثير من المتاعب
والاحتكاك ويترتب على ذلك ارتباك المسؤولين والموظفين وعدم إمكانهم إعطاء
الوقت الكافي لتنفيذ مهامهم حتى ان الكثير من المسؤولين يردد دائما بأنه
ليس عنده وقت حتى للتفكير نتيجة كثرة الزوار والمترددين من أصحاب المصالح
والمستفسرين وعلاج..
العرض:
هذا الأمر يكون في:
* ضرورة إنشاء مكاتب للاستقبال والاستعلامات عند المدخل الرئيسي للمنظمة.
* قيام سكرتير الرئيس بتنظيم استقبال الزوار والسماح للهام منها فقط.

أولا: تنظيم مكاتب الاستقبالات و الاستعلامات:
تتحدد وظيفة هذه المكاتب في الاهتمام بالزوار و المترددين على المنظمة
ومساعدتهم في حل مشاكلها و توجيههم للإدارات المختصة والرد على
استفساراتهم ومدهم بالنشرات اللازمة عن المنظمة بالإضافة إلى بعض الأعمال
الأخرى مثل:
* تشغيل السنترال الخاص بالمنظمة.
* استلام المراسلات الواردة .
* الاهتمام بأمن وسلامة المنظمة.
* مساعدة الجمهور و المترددين في متابعة طلباتهم ومراسلاتهم.
ولاشك أن وجود مثل هذه المكاتب وحق تنظيمها و الاهتمام بها تعطي انطباعا
جيدا لدى جميع المتعاملين بالمنظمة وتعمل على حل كثير من مشاكل الجمهور
ولذلك يجب ان يكون موقعها عند المدخل الرئيسي لمبنى المنظمة حتى تكون أول
ما يجده الشخص المتعامل مع هذه الجهة وتتكون هذه المكاتب من قسمين :

** كاونتر زجاجي لجلوس العاملين بالمكتب لتسهيل تعاملهم مع الجمهور.

**قاعة لانتظار الزوار ويمكن ان تستخدم لاستقبال الموظفين لضيوفهم بدلا من
استقبالها في مكاتب هؤلاء الموظفين مما يعطي مظهرا حضاريا ويمكن ان يتوفر
في هذه القاعة بعض النشرات الإعلامية عن المنظمة وأيضا لوازم الضيافة.

ويجب ان يتوفر بهذه المكاتب النماذج و السجلات الآتية :

* بطاقة طلب زيارة: ويقوم بملاءها الزائر حيث يقوم بتسجيل بيانات عن
شخصيته واسم الموظف المطلوب زيارته وسبب الزيارة ان أمكن وتراجع مع
البطاقة الشخصية.

* سجل الزيارات :ويسجل فيه بيانات الزوار مرتبة تاريخيا وتفيد في معرفة حجم نشاط المكتب وأيضا في النواحي الأمنية للمنظمة .

* الرسائل الهاتفية: ويسجل بها الاتصالات الهاتفية التي ترد للموظفين في
أيام الإجازات وبعد مواعيد العمل الرسمية وأيضا أثناء وجود بعض العاملين
خارج المنظمة.

دور مكاتب الاستقبالات والاستعلامات لأمن وسلامة والمنظمات :

تتحدد احتياطات أمن للمنظمات في اتجاهين :

* التعريف بالعاملين والزوار: يجب استخدام بطاقة التعريف على ان يقوم
الموظف بإبرازها في مكان ظاهر ويمكن استخدام بطاقات بألوان مختلفة لتصنيف
العاملين وتعمل هذه البطاقات على تنمية العلاقات الاجتماعية بين العاملين
وذلك باستخدام الأسماء عند تخاطبهم مع بعضهم البعض وأيضا تفيد في سهولة
التعرف على الزوار ومعاونتهم وتوجيههم بطريقة سليمة .

* الحد من الممنوعات : ويجب إجراء تفتيش للزوار خاصة حقائبهم لملاحظة أي
ممنوعات مثل أجهزة التصوير والأسلحة والتحقق من شخصية الزوار .

ثانيا : تنظيم استقبالات الرئيس:
انه من المفيد لأي مسئول ان يتعرف عل مشاكل المتعاملين مع المنظمة وذلك
باستقبالهم والتحدث معهم .ولكن وقت الرئيس في اغلب الأحيان لا يسمح بإجراء
جميع المقابلات لذلك على السكرتير معاونة الرئيس بتنظيم هذه الاستقبالات
والسماح للهام فقط.وان نجاح السكرتير في أداء عمله وظهور المنظمة بالمظهر
المشرف ونجاحها في أداء مهمتها.

الاعتبارات العامة لتحديد مواعيد الاستقبالات:

* ان يكون تحديد المواعيد في الأوقات التي يفضلها الرئيس .

* الإقلال من تحديد المواعيد في بداية الأسبوع او قبل وبعد سفر الرئيس او
بعد عودة الرئيس من إجازة او قبل الاجتماعات الهامة التي تعقدها او يحضرها
الرئيس ومراعاة إعطاء الرئيس وقتا كافيا عند ارتباطه بمواعيد في أماكن
خارج المنظمة.

* وضع فاصل زمني بين كل لقاءين حتى يتمكن الرئيس من تسجيل ملاحظاته عن اللقاء الأول والاطلاع على الوثائق المتعلقة باللقاء التالي.

* مراعاة التنسيق بين مواعيد التي ارتبط بها الرئيس بنفسه مع المواعيد التي قام السكرتير بتسجيلها في سجل الزيارات الخاصة به.

* تحديد وقت منفصل لمواعيد الرئيس مع العاملين.

* المبادرة بتحديد الموعد المناسب مع الزائر وتخييره بين اكثر من موعد مع إبلاغه بموعد الزيارة والوقت المحدد له.

القواعد العامة لتنظيم مقابلات الرئيس:
لكي يقوم السكرتير بتنظيم مقابلات الرئيس يجب عليه مراعاة القواعد الآتية :

** مراعاة عدم استطاعة الرئيس القيام بإجراء جميع المقابلات بل يسمح للهام
منها فقط و العمل على توجيه الزائرين الى الإدارات المختصة و يفضل ان يقوم
السكرتير بالاتصال هاتفيا بالمسؤولين عن هذه الإدارات للعمل على حل مشاكل
الجمهور كلما تيسر له ذلك.

** ان تكون المقابلات بمواعيد محددة من قبل ويجب ان يتصف بالمرونة عند
تطبيقه لهذا الأمر .كما يجب عليه عند الاعتذار لإجراء أي مقابلة عدم ذكر
وقائع غير حقيقية بحجة حسن التعرف. بل انه لكي يكون تعرفه سليما يجب ان
يتصف بالصدق حتى يكتسب تقدير واحترام الآخرين.

** الاهتمام بمظهر وهندام مكتب السكرتير من ناحية النظافة وحسن الترتيب
والذوق السليم في وضع قطع الأثاث واختيار ألوانها مع وجود عدد كاف من
المقاعد لجلوس جميع الزوار وتزويد المكتب بالنشرات الإعلامية على المنظمة
وإذا كان التدخين ممنوعا فيجب وضع لوحة تفيد ذلك.

** تسجيل ارتباطات الرئيس في سجل خاص بذلك وان يكون آخر عمل يقوم به كل
يوم فهو إعداد كشف يومي بارتباطات الرئيس لليوم التالي ليقدم الرئيس صباح
اليوم التالي بمجرد وصوله. لاحتمال إجراء أي تعديل عليه وحتى يكون
للسكرتير الوقت الكافي للتعرف عند إجراء أي تعديل.

** مقابلة كل زائر بروح مرحة وعدم إدخال أي زائر للرئيس قبل إبلاغه حتى لو
كان بموعد سابق وان يقدم للرئيس المستندات التي قد يحتاجها الرئيس
للمناقشة مع الزائر.

** معرفة أماكن تواجد الرئيس دائما وتذكيره بارتباطاته ومن اللائق ان يقوم
السكرتير بالاستفسار من الرئيس عن أماكن تواجده حتى يتيسر له ذلك.

خطوات إجراء المقابلات مع الرئيس:

** يفضل أن يقوم الزائر قبل إجراء المقابلة بالاتصال هاتفياً أو الحضور
شخصياً لتحديد موعد مناسب للمقابلة ويمكن أن يتم ذلك برقياً أو برسالة
تيلكس خاصة إذا كان طالب المقابلة خارج المدينة. ويجب أن يقوم السكرتير
بتسجيل هذه المواعيد في أجنده أو مفكرة ويفضلان تكون ذات أوراق سائبة.

** يقوم السكرتير بتجهيز المستندان اللازمة قبل اجراء القابلة ويفضل ان يتم ذلك في اليوم السابق.

** عند حضور الزائر في موعده، يقوم السكرتير بالترحيب به وابلاغ رئيسه
هاتفيا واتمام المقابلة فورا أو يطلب منه بلباقة الانتظار لبعض الوقت إذا
لم الرئيس مستعدا لذلك.

** يقدم السكرتير الزائر الى الرئيس بعد ان يقدم للرئيس البيانات اللازمة للمقابلة.

** في حالة اعتذار الرئيس عن اجراء المقابلة يجب على السكرتير ان يقدم
اعتذاره للزائر بلباقة وان لا يلجا الى عدم الصدق لتبرير ذلك حتى لا يفقد
احترام الزائر ويعرض
عليه تحديد موعد آخر.

** اذا طالت المقابلة عن الموعد المحدد لها فيجب على السكرتير ان يتصرف في
مثل هذه الحالات – اذا كانت توجيهات الرئيس تسمح بذلك- بشرط عدم إحراج
الزائر وان لا يؤدي تصرفه الى خروج الزائر بشعور يتسم بعدم الرضا، مع
مراعاة المستوى الثقافي و الوظيفي والاجتماعي للزائر وأيضا مراعاة العادات
والتقاليد المتبعة ، حتى لا يكون تصرفه خارجا عن ذلك باتباع أحد الطرق
التالية:
1. إبلاغ الرئيس هاتفيا لإحاطته علما بذلك.
2. تقديم مذكرة مختصرة بذلك للرئيس.
3. إبلاغ الرئيس بوجود زائر آخر او نشاط آخر على مسمع من الزائر الموجود.


الخاتمة:
وهكذا تكون أهمية السكرتير من خلال تنظيمه مكاتب الاستقبال و مقابلات
الرئيس فلقد اصبح السكرتير يمثل حجر الزاوية في مكتب مديره ويعتبر واجهة
المؤسسة التي يعمل فيها حيث يتعامل جميع المتعاملين و القادمين مع المؤسسة
او مع الرئيس مع السكرتير أولا قبل ان تتاح لهم فرصة مقابلة الرئيس ، ولعل
اكثر ما يضايق الرئيس ان تكون الواجهة التي تمثله مؤسسته على غير المستوى
المطلوب من الكفاءة والتنظيم.